(1) Suatu syarikat hendaklah mempunyai sekurang-kurangnya seorang setiausaha syarikat yang hendaklah-

(a) Seorang orang yang benar;

(b) Berumur lapan belas tahun ke atas; dan

(c) seorang warganegara atau pemastautin tetap Malaysia, yang hendaklah lazimnya menetap di Malaysia dengan mempunyai tempat kediaman yang utama di Malaysia.

(2) Sesorang setiausaha hendaklah-

(a) seorang anggota suatu badan yang dinyatakan dalam jadual Keempat; atau

(b) seorang yang dilesenkan oleh Suruhanjaya Syarikat Malaysia dibawah seksyen 20g Akta Suruhanjaya Syarikat Malaysia 2001.

(3) Bagi maksud perenggan (2)(a), Menteri boleh mentapkan mana-mana badan profesional atau mana-mana badan lain melalui pemberitahuan dalam warta dan boleh mengenakan apa-apa terma dan syarat yang difikirkannya patut.

(4) Syarikat itu dan tiap-tiap pengarah yang melanggar seksyen ini melakukan suatu kesalahan.

Lembaga pengarah hendaklah melantik seorang setiausaha syarikat dan menentukan terma dan syarat bagi perlantikan itu.

Perlantikan setiausaha syarikat yang pertama hendaklah dibuat dalam masa tiga puluh hari dari tarikh permerbadanan syarikat.

Tiada seorang pun boleh dilantik sebagai setiausaha syarikat melainkan jika dia memberi persetujuan secara bertulis untuk dilantik sebagai setiausaha syarikat.

Dia yakni setiausaha syarikat berkelayakan dibawah seksyen 235(2) dan dia bukan seorang yang dihilangkan kelayakan dibawah seksyen 238

Syarikat dan tiap-tiap orang yang melanggar seksyen ini melakukan suatu kesalahan.

Tertakluk kepada perlembagaan atau terma pelantikan, setiausaha syarikat boleh meletakkan jawatannya dengan memberi suatu notis kepada Lembaga Pengarah Syarikat.

Jika tiada seorang pun pengarah boleh dihubungi di alamat kediaman yang terakhir diketahui, setiausaha syarikat itu boleh, walau apa pun subseksyen 235(1), memberitahu Pendaftar fakta tentang niatnya untuk meletakkan jawatan itu.

Setiausaha syarikat hendaklah terhenti menjadi setiausaha syarikat apabila habis tempoh tiga puluh hari dari tarikh notis itu diserah simpan dibawah subseksyen (1) atau tempoh yang dinyatakan dalam perlembagaan atau terma pelantikan, mengikut mana-mana yang berkenaan atau apabila habis tempoh tiga puluh hari dari tarikh notis kepada Pendaftar itu dibawah subseksyen (2).

Tiada apa-apa jua dalam subseksyen (1) dan (2) boleh melepaskan setiausaha syarikat daripada menanggung liabiliti bagi apa-apa perbuatan atau peninggalan yang dilakukan sebelum setiausaha itu mengosongkan jawatannya.

Seseorang hendaklah dihilangkan kelayakan untuk bertindak sebagai setiausaha syarikat jika:-

Ianya seorang bangkrap yang belum dilepaskan

Dia disabitkan sama ada di dalam Malaysia atau di luar Malaysia bagi mana-mana kesalahan yang disebut dalam seksyen 198

Beliau terhenti menjadi pemegang perakuan amalan yang dikeluarkan oleh Pendaftar Syarikat di bawah seksyen 241.

Walau apa pun subseksyen (1), jika Pendaftar Syarikat berpendapat bahawa seseorang telah gagal untuk bertindak dengan jujur atau mengunakan usaha yang tidak wajar semasa menunaikan kewajipannya sebagai setiausaha syarikat, Pendaftar Syarikat itu boleh menghendaki orang itu untuk menunjuk sebab mengapa perakuan amalannya tidak patut dihilangkan kelayakan daripada bertindak sebagai setiausaha syarikat.

Jika seseorang terus bertindak sebagai setiausaha syarikat bagi suatu syarikat selepas dia dihilangkan kelayakan sedemikian dibawah seksyen ini tanpa keizinan Mahkamah, setiausaha itu dan tiap-tiap pengarah yang dengan diketahuinya membenarkan orang itu untuk bertindak atas sifat itu melakukan suatu kesalahan.

(1) Sesuatu syarikat hendaklah memberitahu Pendaftar dalam masa empat belas hari dari tarikh-

(a) Selepas pemerbadanannya, butir-butir yang dikehendaki supaya dinyatakan di bawah seksyen 57;

(b) Apa-apa pertukaran nama, alamat kediaman dan butir-butir lain yang ditetapkan mengenai mana-mana pengarah, pengurus atau setiausaha atau alamat penyampaian mana-mana pengarah;

(c) Selepas seseorang terhenti menjadi, atau sebagai, pengarah syarikat, butir-butir yang dikehendaki supaya dinyatakan dalam daftar yang dikehendaki dibawah seksyen 57.

(d) Selepas seseorang menjadi pengurus atau setiausaha syarikat, menyatakan nama penuh, alamat dan pekerjaan lain, jika ada, orang itu; dan

(e) Selepas seseorang terhenti menjadi pengurus atau setiausaha syarikat.

(2) Pendaftar hendaklah menentukan bentuk, cara dan takat maklumat yang hendaklah di serah simpan di bawah subseksyen (1)

(3) Notis seseorang yang menjadi pengarah syarikat hendaklah-

(a) Mengandungi suatu pernyataan tentang butir-butir pengarah baharu sebagaimana yang dinyatakan dalam perenggan 57(1)(a); dan

(b) Disertakan dengan suatu persetujuan untuk bertindak atas sifat itu oleh orang itu.

(4) Syarikat dan tiap-tiap pegawai yang elanggar seksyen ini melakukan kesalahan dan boleh, apabila disabitkan, didenda tidak melebihi lima puluh ribu ringgit dan, dalam hal suatu kesalahan yang berterusan, didenda selanjutnya tidak melebihi lima ratus ringgit bagi setiap hari kesalahan itu berterusan selepas sabitan.

Lembaga pengarah syarikat perlu membuat surat perletakkan jawatan kepada setiausaha syarikat untuk memaklumkan keinginan mereka untuk meletakkan jawatannya serta bercadang untuk melantik setiausaha syarikat yang baru dengan memberi butir-butir mengenai setiausaha syarikat baru. Butiran tersebut adalah nama penuh setiausaha syarikat, alamat tempat tinggal dan no lesen.

Surat peletakan jawatan boleh diserahkan sama ada melalui e.mail , fax atau serahan tangan kepada setiausaha syarikat sedia ada. Jawatan setiausaha syarikat anda secara otomatik akan gugur selepas surat perletakkan jawatan diserahkan kepadanya.

Setiausaha syarikat yang asal dengan ini perlu menyerahkan dokumen syarikat seperti fail asal,buku-buku berkanun serta cop mohor syarikat selepas dikemaskini kepada Lembaga Pengarah untuk diserahkan kepada setiausaha syarikat baru bersama surat rasmi syarikat yang memaklumkan keinginan syarikat melantik beliau bagi mengendalikan urusan kesetiausahaan syarikat.

Untuk pengetahuan tempoh 1 bulan diberi kepada lembaga pengarah syarikat untuk mencari dan melantik setiausaha syarikat baru.
Serahan dokumen berkaitan pelantikan dan perletakan jawatan pengarah boleh dilakukan oleh setiausaha syarikat baru anda atau setiausaha syarikat sedia ada.

Setiausaha syarikat adalah seorang pegawai syarikat yang dilantik oleh Lembaga Pengarah melalui mesyuarat Lembaga Pengarah dan Ahli Lembaga Pengarah diberi kuasa untuk melantik atau memecat setiausaha syarikat pada bila-bila masa yang mereka fikirkan perlu.

Pengarah boleh meletakkan jawatan setiausaha syarikat dengan memaklumkan secara bertulis atas kepala surat dan mengirimkan surat peletakan jawatan ke setiausaha syarikat dan suart peletakan jawatan setiausaha syarikat perlu dikeluarkan oleh setiausaha syarikat tersebut bagi membolehkan setiausaha syarikat yang baru mengambil alih jawatan sedia ada.

Pastikan surat peletakan jawatan setiausaha syarikat diperolehi bagi membolehkan setiausaha syarikat baru menyediakan resolusi pelantikannya dan akan diserah simpan ke Suruhanjaya Syarikat Malaysia.Berikut adalah dokumen diperlukan:-

1 – Notis pelantikan atau perletakan jawatan setiausaha syarikat.

2 – Notis perubahan alamat berdaftar Syarikat.

3 – Resolusi Lembaga untuk perlantikan untuk perletakan jawatan setiausaha syarikat dan perubahan alamat pejabat berdaftar serta resolusi perlu ditandatangani oleh Lembaga Pengarah

4 – Buku berkanun syarikat, cop mohor syarikat dan fail asal syarikat

Tanggungjawab yang dipikul atau digalas oleh setiausaha syarikat anda bukan semudah yang anda sangkakan dan inilah yang menyebabkan setiausaha syarikat anda mempunyai hak untuk menerima bayaran saraan bulanan dalam bentuk yuran setiausaha syarikat dan juga ianya berhak mengenakan caj bayaran profesional untuk kerja-kerja kesetiausahaan yang dilakukan.

Setiausaha Syarikat juga berhak untuk meletakkan jawatannya pada bila-bila masa jika ia mendapati syarikat yang bernaung dibawahnya tidak beroperasi mengikut prinsip undang-undang atau syarikat gagal untuk bekerjasama untuk mematuhi Akta Syarikat 2016.

Syarikat hendaklah memberi tanggungjawap sepenuhnya untuk membuat bayaran perkhidmatan setiausaha syarikat memandangkan syarikat menguna pakai lesen setiausaha syarikat dan bayaran perlu dibuat secara komited bilamana inbois dikeluarkan. Pihak syarikat juga perlu menghormati profesion setiausaha syarikat memandangkan beliau adalah individu yang bertindak membantu urusan bagi pihak syarikat dengan Suruhanjaya Syarikat Malaysia dan lain-lain badan yang bersangkutan dan elakkan daripada gagal mematuhi arahan setiausaha syarikat.

Yuran dikenakan bagi memastikan Firma Setiausaha Syarikat terus bertahan dan bayaran yang dibuat oleh syarikat akan digunakan bagi membiayai kos operasi Firma dan kakitangan yang terlibat.

TADBIR URUS KORPORAT

Dengan perkembangan perundangan syarikat yang semakin kompleks dan pembentukan usahasama perniagaan untuk menjadi kumpulan syarikat yang lebih besar, kedudukan setiausaha syarikat telah berubah daripada hanya menjadi seorang pekerja biasa kepada seorang yang jauh lebih penting dalam sesuatu syarikat.

Setiausaha syarikat pada masa ini merupakan seorang pegawai syarikat yang diiktiraf dengan tanggungjawab yang lebih berat dan dengan kuasa yang lebih besar. Kod Etika ini, secara umumnya, menuntut kepada tingkah laku beretika di kalangan setiausaha syarikat pada setiap masa dan ianya bolehlah difahamkan sebagai pemakaian etika bagi hal ehwal korporat,

Kod etika setiausaha syarikat dirumus untuk meningkatkan standard pentadbiran korporat dan untuk menanamkan profesionalisme dan ke-berkesanan tugas di kalangan setiausaha syarikat.

Kod Etika ini hendaklah menjadi suatu kod kesusilaan yang memperkatakan dengan apa yang benar atau salah dan apa yang baik atau buruk dari segi moral.

PRINSIP

Kod Etika ini didasarkan kepada prinsip-prinsip yang berkaitan dengan ketelusan, integriti, akauntabiliti dan tanggungjawab sosial korporat.

OBJEKTIF

Kod Etika ini dirumuskan bagi meningkatkan standard pentadbiran korporat dan bagi menanamkan tingkah laku korporat yang baik untuk mencapai objektif berikut:

1. Untuk menanamkan amalan profesionalisme di kalangan setiausaha syarikat berdasarkan kepada kerukunan moral, kecekapan dan ke-berkesanan pentadbiran; dan

2. Untuk mendukung semangat tanggungjawab dan akauntabiliti sosial sejajar dengan perundangan, peraturan dan garis panduan yang men-tadbirkan sesuatu syarikat.

KOD KELAKUAN

Dalam menjalankan tanggungjawabnya, seseorang setiausaha syarikat hendaklah sentiasa mematuhi kod-kod berikut:

1. Berusaha bersungguh-sungguh ke arah profesionalisme yang kompeten dan pada setiap masa mempamerkan kemahiran yang tinggi dalam melaksanakan tugas dan kewajipan jawatannya;

2. Sesungguhnya, pada setiap masa melaksanakan kuasanya dengan suci hati, bertindak dengan penuh tanggungjawab, jujur serta berhati-hati dan penuh ketekunan di dalam menunaikan kewajipan jawatannya;

3. Pada setiap masa berusaha dengan bersungguh-sungguh untuk membantu syarikatnya ke arah matlamat yang ditetapkan berdasar kepada kerukunan moral, kecekapan dan pentadbiran yang berkesan;

4. Mempunyai kefahaman yang jelas tentang matlamat dan tujuan syarikat serta kuasa dan sekatannya seperti yang diperuntukkan di dalam Memorandum dan Perkara-Perkara Persatuan syarikatnya;

5. Mempunyai pengetahuan mengenai peraturan-peraturan dan kaedah-kaedah mesyuarat, khususnya kehendak-kehendak mengenai korum, pengundian dan peruntukan-peruntukan berkaitan proksi dan ber-tanggungjawab untuk rnentadbir rnesyuarat dengan teratur;

6. Tidak mengalih untuk manfaatnya sendiri apa-apa peluang perniagaan yang sedang diusahakan oleh syarikatnya dan juga tidak menggunakan atau mendedahkan kepada pihak-pihak lain segala maklumat sulit yang diperolehi rnelalui jawatannya untuk manfaat sendiri atau orang lain;

7. Mengamalkan sikap yang objektif dan positif serta memberi kerjasama sepenuhnya demi kebaikan bersama apabila berurusan dengan pihak berkuasa kerajaan atau badan-badan yang mengawal selia;

8. Memberitahu ahli lembaga pengarah atau pegawai awam yang sewajarnya apa-apa maklumat diketahuinya, yang dia dengan jujur mempercayai bahawa sesuatu penipuan sedang atau akan dilakukan oleh syarikatnya atau oleh mana-mana pengarah atau kakitangan syarikatnya;

9. Menghadkan dirinya menjadi setiausaha syarikat kepada suatu bilangan yang mana dia mampu menumpukan masa dan keberkesanannya dengan sebaiknya;

10. Membantu dan menasihati pengarah-pengarah bagi memastikan bahawa pada setiap masa syarikatnya menyelenggara suatu sistem kawalan dalaman yang berkesan bagi menyimpan daftar-daftar dan rekod-rekod perakaunan yang sepatutnya;

11. Sentiasa bersikap saksama dalam hubungannya dengan pemegang saham, pengarah dan tanpa berat sebelah berusaha sedaya upaya untuk memastikan pengarah dan syarikatnya mematuhi perundangan yang berkaitan, tanggungjawab-tanggungjawab kontrak dan kehendak-kehendak lain yang berkaitan;

12. Menghadirkan diri atau semasa ketiadaannya memastikan ia diwakili di pejabat berdaftar syarikatnya pada hari dan waktu yang pejabatnya berurusan dengan orang ramai;

13. Menasihati lembaga pengarah syarikatnya supaya tidak menerimapakai polisi yang bertentangan dengan kepentingan stakeholder syarikat;

14. Menyedari akan laporan-laporan dan kehendak-kehendak lain statut yang di bawahnya syarikat diperbadankan; dan

15. Hadir atau diwakili dalam mesyuarat syarikat dan tidak membenarkan dirinya atau wakilnya dikecuali atau diketepikan dari mesyuarat berkenaan yang mana boleh menjejaskan tanggungjawab profesionalnya sebagai setiausaha kepada syarikat.